Nonostante il periodo di lockdown durante la pandemia sia ormai quasi un lontano ricordo, una delle rivoluzioni che ha portato nel mondo del lavoro è più attuale che mai. Dal 2020, diverse aziende ed enti pubblici hanno infatti deciso di continuare con lo smart-working. La digitalizzazione che ciò ha comportato richiede ai lavoratori nuove competenze. In questo articolo, vedremo i migliori strumenti per il lavoro remoto con particolare attenzione a quello che concerne i PDF.

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Compilare PDF: la skill essenziale per chi lavora in smart-working

Lo smart-working è un vero e proprio fenomeno che ha radicalmente cambiato i paradigmi dell’attività lavorativa classica a cui si era abituati, ma non solo. Infatti, per far sì che il modello in questione funzioni in modo appropriato, mantenendo intatta l’efficienza, le figure ad oggi ricercate devono presentare sul curriculum un set tutto nuovo di skills.

Queste hanno a che fare con comunicazione a distanza, motivazione personale, capacità di lavorare in singolo e autogestirsi. Ma anche, all’utilizzo di software o la capacità di svolgere alcune operazioni specifiche, tra cui spicca compilare un documento PDF.

Compila e firma PDF: perché sono due abilità così ricercate?

La necessità di acquisire queste due skill è direttamente collegata all’ampio utilizzo di questo specifico formato nel mondo del lavoro e non solo. Tale diffusione si deve alle caratteristiche che caratterizzano i PDF. Il nome stesso, Portable Document Format, ne descrive quella principale.

I file PDF, infatti, possono essere definiti come “universali”, poiché la loro apertura e lettura è praticamente sempre possibile. Non c’è bisogno di scaricare alcun software per poter visualizzare documenti del genere a prescindere dal device usato.

Dai computer Windows agli smartphone, passando per i prodotti Apple, tutti permettono di aprire PDF. Ciò lo rende il formato ideale per la condivisione sia con i collaboratori, se si lavora in team, che con i propri clienti, i quali non sono sempre provvisti dei software specifici utilizzati dai professionisti.

I PDF sono più comunemente utilizzati per inviare moduli o contratti da far compilare e firmare. Dunque, imparare come eseguire entrambe le operazioni è fondamentale, soprattutto se si lavora a distanza e si maneggiano diversi documenti del genere.

Come compilare PDF: scegliere tra app o programmi

In cima alla lista dei migliori strumenti per il lavoro da remoto, non possono mancare quelli che permettono di modificare, comprimere e compilare file PDF. Lontani sono i tempi in cui era obbligatorio scaricare programmi, magari complicati da utilizzare e non sempre disponibili per il proprio dispositivo, per effettuare ognuna delle operazioni indicate.

Esistono oggi strumenti online che permettono un accesso facile ed immediato a tutti i possibili tool di modifica PDF. Una web app come PDF Guru permette di compilare PDF online ma anche aggiungere o modificare testi, aggiungere note, inserire firme, eliminare pagine, ecc. Tutto ciò che serve è una linea Internet e un device capace di connettersi.

In base all’applicazione o portale scelto, la procedura da seguire per poter riempire i campi di un modulo oppure di un contratto in formato PDF potrebbe cambiare. Quelle migliori, però, si distinguono per la semplicità con cui è possibile effettuare l’operazione e l’attenzione riservata alla user-experience.

Le altre skill importanti

Per quanto saper compilare un documento sia una skills ricercata da recruiter e datori di lavoro, non sono le uniche mansioni che ci si potrebbe ritrovare a dover svolgere quando si ha tra le mani un PDF.

Convertire da e verso PDF

Lo scoglio più comune è la conversione da altri formati a PDF o viceversa. Infatti, non tutti i software permettono di salvare i propri lavori direttamente in questo formato. Ciò potrebbe essere un problema se si deve inviare una copia di un documento in un’estensione non esattamente comune ad un cliente, come accennato prima.

Dunque, è essenziale anche trovare ed imparare ad utilizzare degli strumenti che permettano una conversione facile, veloce e con una certa varietà d’opzioni.

Riordinare pagine PDF

Vista di buon occhio nei curriculum dei lavoratori virtuali, poi, anche l’uso di software o app che permettono di riordinare le pagine di un PDF. Questa skill è particolarmente utile se si sta presentando la candidatura presso un’azienda o ente che potrebbe avere diversi documenti cartacei di cui tiene una copia digitale nei propri server.

Comprimere file PDF

La capacità di comprimere PDF chiude la lista di soft-skill connesse a questo specifico formato che si dovrebbero acquisire ed inserire nel proprio CV. Fino a quando la documentazione va semplicemente caricata su un cloud oppure conservata su un PC o hard disk, comprimere per ridurre il peso del file potrebbe non essere necessario.

Tuttavia, torna particolarmente utile se si deve inviare materiale tramite e-mail, in quanto c’è un limite ben preciso da rispettare. Questo, purtroppo, è spesso troppo basso quando si tratta di inoltrare file particolari contenenti immagini, link e altri elementi oltre al testo.

Conclusioni

Lavorare da remoto vuol dire doversi interfacciare, spesso e volentieri in solitaria, con alcune mansioni particolari, tra cui quelle relative alla gestione dei documenti PDF. Questo ha portato a un’impennata nella ricerca di personale che presenti nel proprio curriculum soft-skill specifiche che riguardano questo formato. Ma anche se ciò può sembrare complicato, con lo strumento giusto, chiunque può diventare un guru dei PDF.

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